什么是工作流程？工作流程管理初学者指南

如果你查看 Google 的首页了解什么是工作流程，第一个结果实际上就是字典定义。

一项工作从开始到完成所经历的工业、行政或其他过程的顺序。

然后你就有了 Kissflow 的定义，它并没有更清晰：

通过从启动到完成的特定路径处理数据的一系列任务。

然后就是这个页面。我们如何定义工作流程？

工作流程是您完成工作的方式。

现在我们已经取得进展了。

什么是工作流程？

工作流是流程中需要完成的一系列步骤。

从字面上看，它是工作从一个阶段流向下一个阶段，无论是通过同事、工具还是其他流程。您可以单独执行完整的工作流程（例如撰写、编辑和发布博客文章），也可以涉及多人（例如为客户开具发票）。

为什么工作流程很重要？

对于企业来说，工作流程可能变得极其复杂。

考虑一下您的员工入职流程。几个不同的部门必须协调才能正确完成该过程。除了失去新人才之外，糟糕的入职培训还会导致严重的合规问题。

正是在这个级别，它们需要得到适当的监控、管理和优化，以确保它们尽可能高效。

工作流程和流程有什么区别？

工作流程 和 过程 经常互换使用。考虑到它们通常是配套的，这是可以理解的。

上图列出了工作流程和流程之间的主要区别，但要点是：

A 过程 是一种用于 履行 的序列 活动 。

A 工作流程 是一个 工具 习惯于 促进该方法 。

如果我们回到员工入职示例，该流程包括需要采取的所有不同步骤，例如：

• 已填写文件
• 工作站设置
• 训练

工作流程以清晰的结构列出了这些步骤，因此可以轻松地在图表或清单中可视化需要完成的工作。

工作流程最佳实践

要构建有效的工作流程，您需要回答三个重要问题：

• 具体需要完成哪些工作？
• 每项工作由谁负责？
• 每项任务需要多少时间？

通过回答这些问题并将答案构建到图表或流程中，您就得到了一个工作流程。

通过衡量需要完成的工作，您可以管理其执行的最佳方式。否则，您不知道发生了什么或团队活动的瓶颈在哪里。

工作流程的阶段

构建工作流程分为 5 个阶段：

1. 确定需要完成的任务
2. 确定谁负责这些任务
3. 将任务组织成一个序列
4. 测试工作流程
5. 回顾并重复

在维护工作流程时，进行持续改进至关重要。在此过程中进行这些小调整将确保您的工作流程仅包含最必要且最新的任务 - 并且您无需花费时间进行重大检修。

工作流程的 3 个基本组成部分

虽然每个工作流程中的任务数量可能从 8 到 80 个不等，但每个工作流程都由 3 个基本组件组成：

扳机：开始工作流程的事件。这可以是行动、决定、特定时间或对某事的响应。系列任务/工作：这包括工作流程中涉及的所有任务、人员和可交付成果。结果：工作流程产生什么。结果或成果可以是有形的东西，例如购买服务，也可以是更抽象的东西，例如访问某些信息。

这一系列任务将占据工作流程的大部分，但触发因素和结果同样重要。如果您不知道流程应该从哪里开始和结束，那么您的工作流程将毫无用处。

工作流程类型

因为最好三人一组做事，所以您会遇到三种主要类型的工作流程：

• 项目工作流程
• 简单的流程工作流程
• 条件处理工作流程

解析这些类型之间的确切区别有时可能很棘手，但是，与所有事情一样，您需要确保使用正确的工具来完成工作。

项目工作流程 是最简单的类型。它们通常是一次性工作流程，旨在使项目保持在正轨上，以便按时交付、责任明确，并且您的团队不会遇到任何瓶颈。

您也许能够重用项目工作流程的部分内容。例如，内容团队创建多条内容。

其中每一个都是一个小项目。根据多种因素，确切的步骤并不总是相同的。由于整个过程 是 不过，我们可以重复使用内容创建工作流程来进行研究、评论和图像请求等工作。

接下来，你有 简单的流程工作流程 。这种类型的工作流程涵盖了所有可预测、可重复的任务。发送发票或批准休假是简单的流程工作流程。

无论如何：什么都没有改变。每次运行工作流时，工作流都会以完全相同的方式遵循完全相同的时间。

简单的。

最后，还有 条件处理工作流程 。这些工作流程使用一种形式 如果/那么 构建流程的逻辑。

这是工作流程中的“选择你自己的冒险”小说：如果你想探索地牢，请转到任务 13。如果你想调查城镇，请跳到任务 22。

在 Process Street，我们将其称为条件逻辑，它在同一工作流程中创建分支路径。这很棒，因为这意味着对于入职或帮助请求之类的事情，您只需要一个工作流程即可应对多种情况。

薪资处理者的客户加入工作流程是条件逻辑功能的完美示例：

薪资处理者如何使用 Process Street 的条件逻辑进行客户入职

工作流程优化

不久前，我在LinkedIn上看到一篇关于商业流行语和行话的帖子。这些流行语分为两类：

• 太模糊，无法以任何其他方式描述（想想动态及其同类）
• 如此明显，无需多言（创新、以客户为中心等）

优化有点像那些流行语。我们都知道字典中优化的意思。我们都知道这是一件好事。当事情经过优化时，事情总是会变得更好。

但是优化对于工作流程意味着什么？什么 是 优化的工作流程以及如何获得它？

连续的提高

构建工作流程只是第一步。如果没有适当的关注，工作流程很容易因效率低下和冗余任务而陷入困境。

这就是持续改进的用武之地。通过定期检查您的工作流程，您可以确保它们保持最新状态并满足您的需求。然后，您可以决定是否需要对流程以及工作流程的运行方式进行增量或突破性更改。

增量更改基本上就是它们听起来的样子：当您遇到它们时所做的小调整和改进。

突破性变革是通常由小组审查和决策过程做出的重大变革。虽然您可能会发现自己经常进行渐进式更改，但如果您发现自己进行的更改大部分是突破性的，则需要重新评估您的工作流程（甚至可能是您的流程）。

六西格码、DMAIC、精益和改善都是实施持续改进的非常有用的工具。

工作流程自动化

自动化是工作流程存在的理由。

工作流程采用所有这些狂野、直观的流程，并为它们带来秩序。但这并不意味着自动化已内置到工作流程中，甚至并不意味着每个工作流程都需要自动化。

还困惑吗？

工作流自动化正在识别流程的哪些部分可以在没有太多或任何人工参与的情况下完成。

您可以自动化的一些示例包括：

• 发送标准化的欢迎电子邮件
• 将数据传输到电子表格
• 将事件添加到您的日历
• 处理付款

这些都是重复性的任务，可能只需要几分钟，但这些分钟加起来。

另外，人为错误的可能性就越大。想一想：您需要几个小时的数据输入时间。就坐在那儿，一整天都在把数字填进栏里，最兴奋的是那天早上托尼带着甜甜圈出现的时候。

你一开始的意图是好的，但什么时候你会进入自动驾驶状态呢？您在什么时候不小心多打了一个零，最终向客户收取了 5000 美元而不是 500 美元？或相反亦然？他们都很糟糕。

这就是为什么你要自动化。

一旦确定了要自动化的任务，实施就非常简单了。使用 Zapier 这样的软件，您可以设置集成，将一个应用程序中的触发器链接到另一个应用程序中的结果。

您输入数据一次。它被发送到所有需要的地方。您在所有渠道上都具有完全的准确性，并且只花费您单击按钮所需的时间。

工作流程的好处

工作流程减少浪费。浪费时间、浪费精力、浪费资源。

当您规划流程时，您将能够确定哪里存在瓶颈和冗余任务。一旦你知道它们在哪里，你就可以消灭它们。然后您和您的团队就可以专注于必要的任务。

工作流程也非常有利于沟通、问责制和透明度。工作流程应明确谁负责什么以及何时完成交付。您不必对您的团队进行微观管理。您的团队不需要进行微观管理。每个人都更快乐。

由于流程的每个方面都记录在工作流程中，因此团队中的每个人都可以在需要时获得所需的信息。减少沟通不畅可以提高工作效率，并让您的团队减少对任务和彼此之间的挫败感。

工作流程的挑战

工作流程需要持续关注。您不能简单地构建一个并期望它永远完美运行。你需要维护它。

工作流程维护可能既耗时又复杂 – 尤其 如果您还没有实践持续改进原则。

但不进行定期维护会导致严重问题：

• 时间/成本估算不准确
• 沟通不畅的错误
• 跳过或忘记重要步骤
• 未经测试就申请批准——或者在需要时不申请
• 代价高昂的瓶颈

将工作流程想象成汽车。汽车确实非常有用且高效。开车通常比步行可以在更短的时间内完成更多的工作。

另外，您不必携带所有东西。

但汽车需要检查。有些是小事——新轮胎、换油、排放测试等等。有时您必须多投资一点——例如新的启动器或风扇皮带。就其本身而言，这些事情并不是什么大不了的事。

不过，如果您已经很长时间没有更换机油，您就会清楚定期维护的重要性。

工作流程软件工具和供应商

如果你用谷歌搜索工作流程（显然，你确实这么做了），你就会确切地看到有多少种类型的工作流程软件。当您刚刚开始使用工作流程时（您就是这样），很难确定哪一个工作流程能够准确提供您所需的最佳价值。

以下是一些我们最喜欢的工作流程构建工具：

空中桌 这就是我们保持组织有序的方式。和 空中桌 您可以设置个性化视图、自定义看板，并自动执行从创建记录到发送电子邮件的所有操作。

我看 是概述您的工作流程的完美工具。 我看 它就像一个协作白板，您的整个团队（无论是远程团队还是面对面团队）都可以一起工作来构建您需要构建的东西。

松弛 是几乎每个团队的通用消息中心。那么为何不？ 松弛 与您使用的几乎所有应用程序集成。您可以与团队中的每个人（或仅一个人）聚在一起，录制视频并共享文件。还有 GIF。谁不喜欢精美的 GIF 动图？

工艺街。 你知道那会到来，对吧？ Process Street 工作流程是我们所做一切的核心。 PTO 请求、入职、帮助台、创建此页面……所有这些都使用工作流程完成。而且，无论是通过 Zapier 还是我们的第一方自动化，所有这些工作流程都可以连接到 Slack、Airtable 以及我们软件套件的其余部分。

工作流程是什么样的？

这是一个过程的概要：

具体来说，这是我们内容创建过程的概要。这个过程的工作流程有很多很多的步骤、各种条件路径和大量的自动化。

但这就是事情的开始。从作业开始到发表的八个步骤。

如果你要求内容团队的某人描述这个过程，我敢打赌它不会那么简洁或那么具体。有些步骤将被详细说明，有些步骤将被跳过，并且描述本身可能非常非线性。

这就是人们大脑的工作原理。这就是为什么在构建工作流程之前概述您的流程很重要。

现在，这八个步骤中的每一个都成为工作流程中的一个部分。然后我们将每个步骤分解为单独的任务。

例如，在第一步中，Writer 收到分配，工作流任务如下所示：

1. 选择主题（通过 Slack 生成 Airtable 记录）
2. 设置截止日期（通过 Process Street 工作流程添加到日历）
3. 发布日期设置（通过工作流程添加到日历）
4. 编辑者已分配（通过工作流程更新 Airtable 记录）
5. 指定设计团队（通过Airtable生成Airtable记录）
6. 作者收到作业（通过 Slack 和 Process Street 收到的通知）

这六个任务分别分解为一个操作。这简化了流程并确保不会遗漏任何内容。如果没有这些自动化功能，很容易意外设置截止日期而不是发布日期。

如果为每个人手动输入这些日期，每个团队成员最终可能会朝着不同的截止日期努力，这可能会导致严重的瓶颈。

如何充分利用您的工作流程

请记住，工作流程是一种工具。它是一个有用的工具，也是一个多功能的工具，但它并不能做所有的事情。

在构建工作流程时，您需要清楚地了解您的工作流程和想要实现的结果。确定哪些任务可以自动化，哪些需要更多的实践方法。

最重要的是，继续努力。良好的工作流程是不断变化的，因为您的流程和您的需求会不断变化。如果工作流程中的某些内容变得多余或不相关，请将其删除。如果您向流程添加新步骤，请确保将其也添加到您的工作流程中。

良好的工作流程应该使工作变得更容易，而不是更复杂。