流程管理的定义：它是什么以及为什么您立即需要它

企业只有通过适当的流程管理才能充分发挥其潜力。但流程管理的实际定义是什么？

随着 2020 年大流行期间许多企业转向远程工作，许多流程管理也变得数字化。当员工最终返回办公室时，流程管理在云中找到了新家。

由于这种突然的变化以及对完善流程管理的兴趣，值得深入研究流程管理的实际含义。老实说，作为一家从这一转变中受益的公司，我们对此事有很多话要说。

在本文中，我们将定义流程管理，讨论其优点和挑战，并为您提供有关如何将其实施到您的业务中的建议。

最后，我们甚至会提供一个免费模板来帮助您入门。

流程管理的定义

好的，那么流程管理到底是什么？

流程管理或业务流程管理 (BPM) 是组织用来分析、优化、监控和控制各种业务流程的技术。

借助 BPM，公司能够：

• 自动执行重复流程，使它们始终顺利运行
• 分析过去的流程，看看哪些是正确的，哪些是错误的
• 跟踪不同流程的指标
• 进行风险分析以减轻未来风险
• 使用以前的数据衡量效率

为什么要费心流程管理呢？

BPM 是每个组织都需要的东西，因为它可以帮助您更好地了解您的业务。

通过使用 BPM，您可以分析所有业务流程以发现效率低下的地方，并提出解决方案来修复和优化它们。它使日常运营更加顺利，并改善了资源管理。

但这些只是小小的好处。

这样做的其他好处是巨大的。它不仅可以节省您的组织的时间和金钱，还可以让您的企业更快地响应客户和市场需求。

明确定义流程管理的好处

了解 BPM 的定义意味着您可以更好地将其与计划和项目管理区分开来。了解这三种流程之间的区别意味着您将能够有效地使用它们。

对于 BPM，重要的是要记住它适用于组织内的重复流程。这些通常是企业内持续进行的流程，没有特定的目的，例如员工入职。这是其最大的差异化因素。

项目管理是特定产品或服务的交付。它有一个明确的开始和结束。项目通常是一次性的事情，不会重复，一个团队一次可能只处理一个项目。

项目管理介于其他两者之间。它涉及管理不同项目之间的相互依赖关系。与 BPM 一样，项目管理通常是持续进行的，但与 BPM 不同的是，它不处理与整个业务相关的流程。

使用流程管理的好处

流程管理是任何业务运营的关键方面，旨在提高效率、降低成本并提高整体绩效。以下是利用流程管理的一些主要好处：

提高效率

实施流程管理使组织能够简化运营、消除冗余任务并提高生产力。通过明确定义的流程，员工可以更高效地工作，从而节省时间和成本。

连续的提高

通过使用流程管理，企业可以持续监控和评估其流程，以确定需要改进的领域。这使他们能够做出必要的调整、优化工作流程并持续提高绩效。

增强客户服务

通过提高效率和简化流程，组织可以提供更好的客户服务。订单履行、投诉解决和客户引导等流程可以标准化并一致执行，从而缩短响应时间并提高客户满意度。

节约成本

流程管理有助于识别瓶颈、冗余和低效率，使企业能够优化资源分配并降低成本。通过消除不必要的步骤和自动化手动流程，组织可以显着节省成本。

改进决策

流程管理为企业提供实时数据和对其运营的洞察。这使他们能够根据准确的信息做出明智的决策，从而实现更好的业务成果和战略目标。

流程管理的类型

流程管理可以做很多事情来帮助您实现业务目标，但您需要熟悉不同的类型才能知道哪种类型最适合您。

业务流程管理

这种类型的流程管理侧重于改进组织内不同部门或职能的业务流程和工作流程。它旨在优化流程、提高效率并使其与战略目标保持一致。业务流程管理软件是帮助您建立流程管理系统的好方法。

项目管理

项目管理涉及规划、执行和监控特定项目，以在规定的时间范围内实现特定目标。它确保项目在预算范围内按时交付，并满足所需的质量标准。

工作流程管理

工作流管理侧重于定义流程内任务、活动和审批的协调和优化。它确保有效地安排工作、满足最后期限并完成所有必要的步骤。

计划管理

项目管理涉及管理多个相关项目，作为实现组织目标的协调努力。它涉及监督多个项目的规划、执行和监控，并确保它们与战略目标保持一致。

机器人流程自动化 (RPA)

RPA 涉及使用软件机器人或机器人来自动执行重复性和基于规则的任务。它旨在通过减少人工干预和最大限度地减少错误来提高效率、准确性和速度。

如何教育您的团队了解流程管理的定义

团队成员比许多经理所认为的更容易发生变化。然而，BPM 常常遇到一种“一劳永逸”的态度。变化很小。

在对您的团队进行流程管理定义方面的教育时，您的方法比定义的措辞方式更重要。问自己这个问题：

• 为什么我希望我的团队了解流程管理的定义？
• 团队将如何从了解定义中受益？
• 在我们讨论 BPM 后我对团队的期望是什么？
• 我想要我的团队的想法，还是我只是想让他们知道 BPM 是什么？

如果您只是想让您的团队了解 BPM 是什么，那么您的方法可能不是正确的。

您的团队成员每天都按照既定流程工作，他们可能已经知道哪些方面可以改进。当您向团队引入流程管理时，它应该是您与团队建立沟通渠道的一种方式。

他们应该很乐意向您提出从现在开始改进流程的想法。他们的想法应该始终被倾听。

定义的业务流程管理模型

业务流程管理建模是代表组织流程的行为，以便可以对它们进行分析、改进和潜在的自动化。

BPM 模型的整体理念是以一种对任何人（无论是工程师还是利益相关者）都有意义的方式呈现流程的物理表示。将其视为思维导图。

流程管理模型示例

如何对业务流程进行建模取决于您，但有一些成熟的模型可以帮助您入门。

流程图

可能是最著名的模型，流程图简单且易于制作。只需使用由箭头连接的各种形状，您就可以轻松演示流程的某些部分如何流入另一个流程。

这些通常最适合简单的流程或简化更复杂的流程。

业务流程建模符号

业务流程建模概念 (BPMN) 使用图形符号来绘制业务流程。 BPMN 由对象管理组 (OMG) 创建，其目标是让团队中的每个人（从软件开发人员到业务分析师）都能理解最复杂的业务流程。

实际上，您可以免费学习如何创建 BPMN OMG 的网站 如果这是您想要的型号。

甘特图

甘特图由美国机械工程师 Henry Gantt 创建，已有 100 多年的历史。这些图表最适合时间敏感的流程，因为它们使用条形图来跟踪某些任务或项目的截止日期。

甘特图是连续的并且非常容易理解。它们至今仍被广泛使用是有充分理由的。

数据流程图

数据流程图 (DFD) 允许您可视化数据流。 DFD 的工作方式类似于流程图，但通常具有更大的键来帮助保持各种形状和颜色的清晰和组织。

这些有助于您了解数据在进程内以及进程之间的流动方式。它们通常更适合您的团队，而不是利益相关者，因为它们可能会变得有点复杂，具体取决于所表示的数据量。

实施流程管理系统

实施流程管理系统，即使对于单个流程，也不一定很复杂。只需按照以下步骤操作：

明确界定目的和目标

这将为识别需要管理和改进的关键流程奠定基础。通过确保流程管理系统与整体业务战略之间的一致性，组织可以确定其工作的优先顺序并就流程优化做出更好的决策。

规划现有流程

这涉及记录每个流程中涉及的步骤、输入、输出和利益相关者。流程图练习提供了活动序列的可视化表示，并有助于识别流程中潜在的瓶颈、低效率和冗余。

识别改进机会

这是通过评估每个流程的效率、有效性和性能来完成的。可以定义关键绩效指标 (KPI) 来衡量流程的成功并跟踪改进目标的进度。

优化流程

流程改进可以通过多种方法来实现，例如：

• 消除不必要的步骤
• 自动化手动任务
• 重新定义角色和职责
• 实施行业标准的最佳实践

通过持续监控和分析流程，组织可以识别优化领域并实施变革以提高效率。

实施新流程管理系统面临的挑战

实施新的流程管理系统可能会面临不少挑战。以下是组织在此过程中可能遇到的一些常见障碍：

抵制变革

实施新的流程管理系统通常需要转变思维方式并更改已建立的工作流程。对变革的抵制可能来自于习惯了现有流程并且可能对采用新工作方式犹豫不决的员工。

缺乏买入

流程管理系统的成功实施依赖于关键利益相关者的支持和认可。如果决策者和领导者没有完全理解系统的好处或价值，那么获得必要的支持和资源可能会很困难。

有限的资源

实施新系统需要技术、培训和资源方面的投资。有限的预算或资源限制可能会给采购必要的工具和分配合适的人员来推动实施过程带来挑战。

数据管理

实施流程管理系统通常涉及收集和分析大量数据。有效地管理和组织这些数据可能是一项挑战，特别是在组织没有有效的数据管理流程的情况下。

与现有系统集成

组织可能已经建立了适当的系统和工具，将新的流程管理系统与这些现有系统集成可能是一项复杂的任务。确保不同系统之间的无缝集成和顺畅的数据流可能会带来挑战。

流程管理模板

查看我们关于人力资源团队基本流程的博客文章。有时最好先在 HR 团队中实施 BPM，本文包含 60 个免费模板供您的团队试用。

如果您很难决定先尝试哪一个，我推荐这个：

如何优化您的流程管理系统

优化流程管理系统就是建立一个持续改进的系统。

持续改进意味着永不满足。不存在“这很好用，让我们保持原样”的说法，而是一种态度：“这很好用，但有没有办法让它变得更好？”

我们有一整篇博客文章，其中包含有关如何使用的建议 持续改进以优化流程 如果你想了解更多。