奥利弗·彼得森 2022 年 7 月 6 日 业务运营 没有数据收集的持续改进就像在没有标志或地图的情况下驾车越野一样。
数据收集对于改进至关重要，因为没有数据收集，就无法真正证明存在任何问题。
你为什么要做出改进？这真的是一个问题吗，还是你只是因为此刻的挫败感而扭曲？
是的，你的挫败感可以让你了解根本问题是什么，但从长远来看，仅依靠你的感觉不会给你带来准确的结果。
这就是数据收集可以提供帮助的地方。我们的分析功能可用于描绘任何给定流程的当前状态的客观、公正的图片，并帮助突出可以改进的潜在领域。
那么，让我们首先回顾一下流程优化的 5 个持续改进步骤：
步骤 1：确定需要改进的流程
没有一个过程是完美的，但有些过程可能会持续给您带来问题。这就是你应该开始的地方。
记下最常浪费您和您的团队时间和资源的流程。
然后，您需要通过回答以下问题来完全理解该过程：
- 该过程的目标是什么？
- 它什么时候开始和结束？
- 该流程中的个人活动是什么？
- 涉及哪些部门/员工？
- 步骤之间会传递哪些信息？
这些问题的答案应有助于突出显示构成该流程的所有要素，并阐明如何最好地优化该流程，从该流程试图达到的具体目标开始。
为什么你应该记录你的流程
在我们继续之前，重要的是要问自己： 我的流程文档有多好？
您可能知道哪些流程需要更新，但除非您有清晰的流程文档，否则持续改进基本上是不可能的。
只有当您能够查看以前的工作情况并将其与您所做的更改进行比较时，持续改进才有效。拥有清晰易懂的书面流程文档是促进持续改进的最佳方式。
第 2 步：评估功效并确定改进措施
现在您已经制定了流程，是时候评估其有效性并确定哪些改进是最佳的。
首先记录该过程的优点和缺点。这将帮助您了解哪些有效、哪些无效，以及可以在哪些方面进行改进。
您可能会发现有些任务甚至根本没有必要实现最终目标。如果您确实遇到这种情况，请考虑合并其中一些任务，甚至直接删除它们。拥有一个简洁明了的流程总是比一个可能过于复杂或在想要实现的目标上令人困惑的流程更好。
第 3 步：实施流程改进
如果您的流程有详细记录，或者更好的是，您正在使用流程管理软件，则此任务应该像逐步完成流程并随时进行更改一样简单。
持续改进的最佳实践是每当进行更改时迭代流程的新版本。这有助于防止破坏，并可以更轻松地跟踪和比较流程不同版本之间的数据，以便您可以准确地确定更改是否是真正的改进。
另一个技巧是简单记录每次迭代中所做的任何更改，这样可以更轻松地共享知识并确保每个人都了解所做的更改、由谁以及何时进行。
第 4 步：测试并跟踪更新的流程
测试很重要，最重要的是确保你没有破坏任何东西。最好在尽可能接近现实条件的情况下运行整个过程，并确保一切都按预期进行。
考虑该过程的最终目标——是否仍在实现？
一旦确定流程改进有效，您就可以开始收集数据来评估任何变更的成功与否。
使用流程街分析
能够查看流程、团队或客户的绩效对于了解您所做的更改是否实际上更有效至关重要。
任务进度和活动/已完成的工作流程运行等信息可以帮助您找到瓶颈并了解您的团队如何响应更改。
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第 5 步：通过自动化优化流程
至此，你就基本完成了。您已经确定并实施了改进，并且您应该能够随着时间的推移跟踪这些变化以评估成功。
但是，如果您想加倍努力并充分利用工作流程管理软件，那么是时候考虑哪些任务（如果有）可以自动化。
首先，为了解决这个问题，如果您使用纸张，那么如果您切换到数字流程管理，您几乎肯定会看到效率的提高。
对于其他人来说，如果您在应用程序之间传输数据（例如，将 Dropbox 文件手动添加到 Google Drive），您应该看看是否可以使用我们的原生自动化之一来消除手动任务。
Zapier、Power Automate 和 创客网 因为那里有大量的自动化可用。
您对我们的 5 个持续改进步骤有何看法？您还有什么我们可能遗漏的提示吗？请在下面的评论中告诉我们！
