了解 SharePoint 文档库
SharePoint 文档库 是现代办公管理的必备品。这些数字文件夹安全地存储文件，使团队协作和远程访问更加简单。
组织对于成功至关重要。 首先确定要存储哪些文档并对它们进行分类。为文件命名，以便您立即知道它们是什么，并包括作者身份和创建日期等元数据。为不同的文件类型或部门制作单独的集合。
使用有用的视图自定义您的 SharePoint 页面。添加列以更轻松地对文档进行分类。包括状态、到期日期和优先级。也使用搜索过滤器。这样，您可以在多个部门或作为一个团队处理项目时跟踪文档。
我曾经用过 工作中的 SharePoint 。我们有大量数据，但没有组织。由于我们找不到合适的文件，紧急请求变成了不可能完成的任务。我们通过使用解决了这个混乱 强大的命名约定以及元数据标记 ，快速构建和管理数据。
不要让您的 SharePoint 库变得混乱 - 在为时已晚之前对其进行组织！
组织您的 SharePoint 文档库
要以最佳使用方式正确组织 SharePoint 文档库，对文档进行分类、使用元数据、创建文件夹和使用视图会有所帮助。这些子部分是使您的 SharePoint 文档库更加结构化且易于访问的解决方案。
对您的文档进行分类
对文档进行分类是维护整洁的 SharePoint 文档库的关键 。根据目的和内容将每个文档分类为特定类别。这些类别可能基于项目类型、部门或主题。
要很好地对文档进行分类，首先 查找您组织中的所有类型的文档 。然后，制作每个人都能理解的标签或类别。此外，还提供有关如何标记每个文档的清晰说明。
保持标签系统一致，以便团队成员始终可以找到他们需要的东西。添加起来很聪明 元数据 上传文档时。
一位工程师曾经告诉我在一家建筑公司工作的经历。每个人都将文件放在任何地方，例如桌面、网络驱动器和书架。这使得寻找东西变得困难，尤其是在审计或关键里程碑期间。因此，他们开始使用 SharePoint 来存储项目文档。对每一项进行分类对于创建订单和启用搜索变得更加重要。
使用元数据
元数据 是有关您的文档的数据。它包括谁制作它们、何时制作以及相关关键字。设置元数据列，您可以快速过滤和排序文档。这使您可以轻松浏览 SharePoint 文档库。
元数据很有用。它可以帮助您轻松查找文件并保持高数据质量和一致的值。它已经存在很多年了，但很多人都忽视了它。在 SharePoint 中充分使用元数据可以彻底改变企业的在线工作方式！
在 SharePoint 中进行组织就像创建数字文件夹系统。 再也不会在成堆的文书工作下丢失文件夹了！
创建文件夹
在 SharePoint 库中快速创建有用的文件夹。就是这样：
- 选择一个位置。
- 单击新建并选择文件夹。
- 输入文件夹名称。
- 单击“创建”。
- 将文件拖放到文件夹中。
保持文件夹名称简短且具有描述性。避免子文件夹的嵌套深度超过三层。这使得用户更容易找到他们需要的东西。
整理您的文档是关键。它可以防止重要文件丢失或放错地方。花时间开发一种有效的结构，以减少混乱并提供快速访问常用材料的机会。
所以不要再拖延了——今天就开始创建文件夹吧！您以后将节省数小时的工作时间。
使用视图
充分利用 SharePoint Online 中的视图！将元数据列添加到不同的文件类型以获得个性化的排序选项。使用视图，您可以自定义数据显示和过滤，在单个库中为特定团队成员创建多个视图，甚至包括日历和任务等 Web 部件以保持快速更新。
不要错过这个宝贵的功能，它可以改善文档管理并增强用户体验。对您的 SharePoint 库进行分类 - 否则可能会面临淹没在丢失文档和心怀不满的同事海洋中的风险！
组织 SharePoint 文档库的最佳实践
通过一致的命名约定、定期维护和清理、用户培训和沟通来完善您的 SharePoint 文档库组织。本节“组织 SharePoint 文档库的最佳实践”将解释每个小节的优点以及它如何有助于有效管理 SharePoint 中的文档。
一致的命名约定
要充分利用 SharePoint 文档库， 一致的命名约定是关键 。反映文件内容的清晰简洁的名称将帮助用户快速找到所需的内容，并防止文件放错位置或重复。
为了更好地组织，请对所有文件使用标准化命名格式。这可能包括日期、部门缩写、文件类型和项目名称等内容。避免在名称中使用特殊字符或空格，例如 这可能会破坏搜索功能 。
将命名约定与其他策略（例如对文件进行分类或分配元数据）相结合，可以使文档库更加用户友好。
一致的命名约定不仅有助于实用性，而且 它对公司文化也有积极的影响 。作为一个团队就标准实践达成一致并遵循它们可以建立信任并帮助部门随着时间的推移保持一致。
下面的例子说明了连贯系统的重要性：一位新员工必须从她的前任手中接管一个项目。但由于共享云端硬盘的组织不善，她找不到任何相关信息。她手动搜索了数百份文档，试图找到她需要的内容。最后，她能够从同事收件箱中的屏幕截图中拼凑出所有详细信息！
整理文件是必须的！ 如果整理我的房子能像整理我的 SharePoint 文档库一样简单就好了！
定期维护和清洁
维护和清理 SharePoint 文档库非常重要。它可以防止重复、奇怪的文件名和旧数据。以下是高效管理的最佳实践：
- 扫描过期文件并删除它们以使库保持最新。
- 检查文件使用情况，尤其是那些长时间不活动的文件。
- 根据角色对文件夹使用基于权限的访问控制。
- 在设置中设置配额和限制以避免空间不足。
定期维护和清洁需要注意，但可以提高生产率。指定一位经验丰富的 SharePoint 管理员来处理此问题。工作流程等工具可以减少手动工作。
总而言之，定期维护和清理可以增强组织良好的 SharePoint 文档库的性能。遵循这些准则可以让用户享受轻松的导航，避免混乱。向用户传授 SharePoint 知识需要时间和耐心。
用户培训与交流
用户培训和沟通对于成功的 SharePoint 文档库组织至关重要。它确保所有团队成员都在同一条船上，了解最佳实践并可以轻松访问他们所需的数据。
首先，为新员工建立一个入职系统，其中包括 SharePoint 培训。在标准员工会议期间留出时间来审查图书馆组织并获取团队的反馈。此外，还提供共享和编辑文档的规则以鼓励协作。
组织文档库时，请考虑用户体验。对文件夹和文件使用简单的名称，并添加元数据标签以帮助浏览和搜索。此外，将大型库分成多个主题明确的小型子库。
建立文档库持续维护的协议。确保正确存档或删除旧的或不相关的内容。在需要时更新命名约定，并定期询问团队成员关于什么是有效的以及什么可以更好的意见。
通过遵循这些最佳实践 SharePoint 文档库组织中的用户培训和沟通 ，您的团队将有能力查找和处理基本数据以实现业务目标。
经常问的问题
1. 如何在 SharePoint 中为我的文档库创建逻辑结构？
答：定义文档库的目的或范围，然后将文档分类为逻辑组非常重要。您可以使用元数据、文件夹、视图或这些方法的组合来组织文档。
2. 我可以自定义SharePoint文档库中的元数据字段吗？
答：是的，您可以根据需要添加、修改或删除元数据字段。您还可以创建自定义列并使用它们来标记您的文档。
3. 如何强制 SharePoint 文档库中的文档命名约定？
答：您可以使用文档 ID 功能为您的文档分配唯一、有意义的编号或名称。您还可以创建命名约定策略并教育您的用户遵循它。
4. 是否可以为SharePoint文档库中的单个文档设置权限？
答：是的，您可以中断特定文档的权限继承并为其分配唯一的权限。您还可以使用签出和签入功能来限制对正在编辑的文档的访问。
5. 如何跟踪SharePoint文档库中文档的更改？
答：SharePoint 维护每个文档的版本历史记录，因此您可以跟踪更改、恢复以前的版本以及查看谁进行了更改。您还可以设置警报以在文档被修改时接收通知。
6. 我可以在SharePoint文档库中搜索特定文档吗？
答：是的，SharePoint 有一个强大的搜索引擎，允许您根据关键字、元数据、作者、日期范围或其他条件搜索文档。您还可以使用过滤器、排序选项和精简器来缩小搜索结果范围。
