SharePoint 工作流概述
SharePoint 工作流可以通过自动化简化业务流程。 它有助于跟踪程序、管理资源和转移知识。可以使用预构建的工作流程，例如审批流程和请求管理。但使用 Power Automate 自定义工作流程可以帮助组织获得更多收益。
要在 SharePoint 中创建工作流：
- 转到您想要添加工作流程的站点。
- 导航至站点设置页面。
- 从“网站操作”菜单中选择“网站功能”。
- 单击“在 SharePoint 设计器中创建工作流”。
SharePoint 设计师 让您可以直观地自定义工作流程的各个方面。密切关注启动工作流程的条件并将任务分配给负责人。要充分利用自动化，请使用 Power Automate 模板来简化流程。
利用这些 SharePoint 设置技巧让工作流程变得简单！
在 SharePoint 中设置工作流
要在 SharePoint 中设置具有已定义目标、已识别流程和参与者的工作流，您需要遵循正确的步骤。在本节中，我们将简要讨论定义工作流目标、识别流程和参与者、设计工作流步骤和操作以及创建工作流模板等子部分。这些步骤将为在 SharePoint 中创建工作流提供全面的解决方案。
定义工作流程的目标
为了确保成功 共享点 ，目标必须明确。目标应该切合实际并关注组织的需求。让最终用户尽早参与定义 KPI 或其他成功衡量标准。此外， 安全保障 必须考虑在内。
专家提示： 确保所有利益相关者都参与制定目标，以获得支持并让每个人都走上正轨。为工作流程侦探工作增添趣味 共享点 ！
识别流程和参与者
确定流程和参与者，使您的工作流在 SharePoint 中顺利运行。确定所需的步骤以及每个阶段的参与人员。与所有相关人员的良好沟通将使流程变得更好，减少错误并建立问责制。
实现这一目标的关键步骤：
- 分配角色和职责。
- 让利益相关者参与进来，这样每个人都知道自己的任务并可以做出贡献。
- 建立一个框架来跟踪里程碑和衡量进展。
定期审查工作流程。验证流程并寻找改进机会。主管审查显示员工之间的透明度。
为了 成功：
- 确认 过程和参与者
- 分配角色 和责任
- 跟踪里程碑 并让利益相关者参与创建和审查流程
通过分步指南获得完美的操作顺序。
设计工作流程步骤和操作
在设计工作流程时， 定义目标并确定期望的结果 。然后确定各个任务以及负责这些任务的人员。概述每个步骤的批准、审查和通知。 构建并测试工作流程 。
请记住 资源、时间表和风险 都会影响设计。我们通过创建适合客户需求的工作流程，帮助客户解决会计部门低效的手动流程。这节省了时间和金钱，并且每个阶段的准确性都提高了 - 每年节省了数千美元！那么，让我们开始组织吧——是时候成为工作流程向导了！
创建工作流程模板
创建工作流模板是每个 SharePoint 管理员都必须了解的知识。 它实现流程自动化，节省时间并提高效率。该怎么做：
- 转至网站操作> 网站设置> 网站模板。
- 单击“从现有站点模板创建”并选择“工作流程过程”。
- 填写详细信息，例如名称、描述和组名称。然后单击“确定”。
- 通过添加条件或操作来自定义模板。
- 发布模板并在多个站点上使用它。
请记住，创建工作流程模板需要对以下内容有技术了解 SharePoint 设计器或 Visual Studio 。但是，有很多带有分步指导的在线资源。
SharePoint 还有一个很棒的功能，用户可以 跟踪文档更改 。当文件的新版本保存在批准的库或列表中时， 工作流程模板电子邮件更新通知 发送给选定的用户。
2013 年，Microsoft 使自动化流程的实施变得更加容易 可重用的工作流程 。这使得创建工作流模板更具可扩展性，并减少了管理员的任务。
在 SharePoint 中启动工作流程就像用一台运转良好的机器启动自动化任务一样！
在 SharePoint 中启动工作流
要在 SharePoint 中启动包含启动、监视和跟踪进度以及处理异常和错误等子部分的工作流，请按照以下步骤操作。首先，使用 SharePoint 菜单选项启动工作流。启动后，请使用监控和跟踪功能关注进度。最后，准备好处理过程中可能出现的任何异常或错误。
启动工作流程
在 SharePoint 中启动工作流是自动执行繁琐任务的简单方法！以下是帮助您入门的 5 个简单步骤：
- 打开应启动工作流的 SharePoint 网站
- 转至包含要处理的文档的列表或库
- 从功能区菜单中单击“工作流程”，然后单击“添加工作流程”
- 选择一个模板，对其进行自定义并配置以满足您的需求
- 检查设置并在完成后单击“完成”
SharePoint 因其能够自定义工作流程以满足独特的业务需求而脱颖而出！此外，非技术用户可以轻松启动具有用户友好功能的工作流程。
将工作流引入 SharePoint 已 彻底改变了企业的运营方式 。这种集成有 赋予组织控制权 其流程，从而提高生产力并提高利润。任务自动化还可以让员工腾出时间专注于核心业务职能，从而取得更好的成果。忽视工作流程进度就像蒙着眼睛开车一样——这会导致灾难！
监控和跟踪工作流程进度
密切关注您的 SharePoint 工作流程非常重要 确保一切顺利进行。不要让任务或最后期限溜走并减慢进程。尝试以下提示来监控和跟踪工作流程进度：
- 当任务分配或完成时收到电子邮件通知。
- 查看工作流程任务列表以了解已分配的任务及其状态。
- 自定义 SharePoint 上的视图以使用筛选器跟踪任务。
- 构建包含 KPI 的仪表板，例如完成率、逾期率等。
- 将数据从 SharePoint 列表导出到 CSV 以供进一步分析。
此外，检查工作流程历史记录以了解每个动作如何影响流程。通过实时监控，您可以快速发现问题或障碍。当您在 SharePoint 上启动新工作流时，请记住这些提示。
据报道，美国大多数企业都在使用 Microsoft SharePoint 。工作流程问题可能是一个障碍 - 但您可以通过适当的处理来克服它们！
处理工作流程异常和错误
当工作流程出现异常和错误时，快速且战略性的方法对于流程效率至关重要。这里有一个 管理它们的 6 步指南 :
- 检查工作流程状态报告以确定问题的根源。
- 如果需要进行必要的更改，请暂停工作流程。
- 编辑工作流程以解决任何问题。
- 重新启动修改后的工作流程，看看它是否运行顺利。
- 检查新生成的日志是否仍有问题。
- 如果其他方法都不起作用，请向 IT 支持团队寻求帮助，或者考虑回滚到工作流程的早期版本。
即使很少的异常或错误也会随着时间的推移而累积并导致延迟。因此，详细理解每个问题是减少问题的关键。
几年前，微软团队在工作流程中遇到了问题。随着时间的推移，他们将无序线程识别为源。他们使用与上述类似的技术并解决了该问题。通过了解这些问题并采取快速行动，我们可以节省时间并确保更高的准确性。
准备好自定义 SharePoint 工作流程了吗？穿上你的动力服，开始工作吧！
自定义 SharePoint 中的工作流
要轻松自定义 SharePoint 中的工作流，使用可视化设计器、使用 SharePoint 设计器扩展工作流以及将工作流与第三方应用程序集成是适合您的解决方案。这些子部分将帮助您进行工作流程自定义，使您能够扩展工作流程并将其与其他应用程序连接起来，从而轻松提高效率。
使用可视化设计器进行工作流程自定义
SharePoint 中的可视化设计器允许您自定义工作流程以自动化业务流程。它提供 拖放功能 添加操作、条件和循环。您可以自定义标准工作流程或完全创建自己的工作流程。
定制使企业能够满足其独特的需求。您可以使用以下命令制作自定义任务表单 InfoPath 或 HTML 表单 ，更好地控制用户输入。加， 电子邮件通知 可以设置流程完成。
Microsoft 还允许集成第三方服务，例如 Dropbox 或 CRM 系统，例如 Salesforce 通过自定义操作。共享点 REST API 提供了设计自定义操作的能力 从外部来源获取数据。
专家提示： 自定义工作流程是满足您的业务需求并通过自动化重复任务来提高生产力的关键。确保在开发阶段测试您的工作流程，以避免生产环境中出现任何错误。
披上你的斗篷，解锁超能力 SharePoint 设计师 ” 这是您将工作流程提升到新水平的首选。
使用 SharePoint Designer 扩展工作流程
在 SharePoint 中自定义工作流程？轻松完成 SharePoint 设计师 ！该工具扩展了预构建的工作流程，让您可以创建适合您业务的自定义流程。要修改现有工作流程，只需打开程序并选择您要更改的工作流程即可。使用可视化拖放工具或代码视图来添加和删除阶段。此外，还可以添加电子邮件或任务等操作以及需要用户输入或某些结果的条件。
此外，借助 SharePoint Designer，您可以从头开始创建自定义工作流。它包括常见业务流程的模板，例如文档审批或费用报告。自定义这些模板以满足您的业务需求，它们将根据用户输入自动生成电子邮件和任务分配。
专家提示： 有关自定义工作流的额外提示和支持，请查看专门针对 SharePoint Designer 的在线教程和社区。当您可以将工作流程与第三方应用程序集成时，谁还需要朋友？！
将工作流程与第三方应用程序集成
除了标准连接器外，还有 应用 提供免费或付费的 '工作流程' 扩展和自动化流程。例如， DocuSign 的连接器 可用于使用 SharePoint 的库和列表自动路由合同以供不同人员之间的签名。
选择 第三方应用程序 为了整合？需要考虑的事项：可扩展性、成本效益和易用性。更喜欢一个 活跃的生态系统和定期更新 。
设计和管理工作流程？就像是 放牧猫 。除了猫实际上是有不同意见的同事。
工作流程设计和管理的最佳实践
在 SharePoint 中创建工作流时，确保灵活性和可扩展性、实施安全性和权限并保持工作流性能和优化。这些是设计和管理工作流程时必须牢记的一些重要注意事项。在本节中，我们将讨论工作流设计和管理的最佳实践，并简要探讨每个小节的好处。
确保灵活性和可扩展性
灵活性和可扩展性 是工作流程设计和管理的关键。系统必须能够适应工作负载、流程和技术的变化。 模块化工作流程 将复杂的任务分解为更小的组件，以便更容易添加、删除或修改。 自动化 对于可扩展性也很重要。 基于云的解决方案 可以按需提供计算资源。为了优化效率，请审查和监控绩效指标。超过 40%的企业 到 2023 年，将采用 RPA 软件——强调工作流程设计中自动化的需求。记住—— 最好的安全系统 太复杂了，你记不住密码了！
实施安全和权限
安全性和权限是工作流程良好设计和运行的关键。为了保护信息，设置安全措施来保护敏感数据并阻止未经授权的访问非常重要。以下 6 个步骤可帮助您正确实施安全和权限：
- 敏感数据的位置 ：首先查找所有需要保护的信息。这可能包括财务信息或客户数据。
- 确定访问级别 ：确定哪些用户组需要完全控制某些类型的数据，以及哪些组仅需要受限访问。
- 根据角色制定权限 ：为每个用户组分配角色，决定他们在工作流系统中可以执行的操作。
- 实施密码策略 ：确保所有用户都拥有符合要求的安全密码，例如字母数字字符串或特殊字符。
- 制定共享文件的规则 ：为在组织内共享文件制定明确的准则。决定谁可以共享文档，以及如何根据地区、时区等限制文件共享。
- 使用活动日志 ：通过日志或审核跟踪用户执行的所有工作流程操作，以便您可以在出现问题或发生不良情况时查看活动。
为团队成员提供有关最佳安全协议的培训也很重要。教他们如何发现潜在问题，例如网络钓鱼电子邮件、恶意下载、定期更改密码等。
最后——审批流程必须明确定义。随着审批流程的推进，制定严格的领导准则非常重要——这可以阻止心怀恶意的人因漏洞而违反协议。
通过遵循这些步骤，公司可以保护其敏感数据并加强问责制。即使是最好的工作流程设计也无法弥补经理认为“微观管理”是“有效领导”的同义词。
维护工作流程性能和优化。
为了保持性能和优化，应定期分析和改进流程 。定义和监控 关键绩效指标 (KPI) 找出任何瓶颈。自动化工具和标准化程序也能有所帮助。
团队成员之间的沟通与协作至关重要 。必须进行培训课程，以便人们了解自己的角色以及工作流程的任何新变化。来自客户或客户的反馈应包含在工作流程优化中。它有助于定制工作流程以更好地为他们服务。
麦肯锡公司的 研究表明，优化工作流程可以带来 生产率提高 30% 。
经常问的问题
问：SharePoint 中的工作流是什么？
答：SharePoint 中的工作流是一系列有助于简化业务流程和任务的自动化步骤。它通常涉及在用户或组之间移动文档、任务或项目以进行批准、审阅或编辑。
问：如何在 SharePoint 中创建工作流？
答：要在 SharePoint 中创建工作流，您必须首先确定要自动化的业务流程或任务。然后，使用 SharePoint Designer 或 Microsoft Power Automate 创建满足您的需求的自定义工作流。
问：什么是 SharePoint Designer？
答：SharePoint Designer 是 Microsoft 的一款免费工具，允许您在 SharePoint 中自定义和创建工作流。它提供了一系列操作和条件，使您能够构建复杂的工作流程，以自动化您的业务流程和任务。
问：什么是 Microsoft Power Automate？
答：Microsoft Power Automate 是一种基于云的工具，使您能够在 SharePoint 和其他应用程序之间创建自动化工作流。它提供了一系列模板和连接器，可以简化创建自定义工作流程的过程。
问：如何测试和调试我的 SharePoint 工作流程？
答：SharePoint Designer 和 Microsoft Power Automate 都提供测试和调试工具，允许您运行工作流并排除故障。您还可以使用 SharePoint 的内置日志记录功能来跟踪工作流程的状态并识别任何问题。
问：是否有创建 SharePoint 工作流的最佳实践？
答：是的，创建 SharePoint 工作流时需要遵循多种最佳实践，包括定义明确的目标、为工作流操作使用描述性名称、合并错误处理和升级路径、测试和完善工作流以及确保所有利益相关者都接受培训关于它的用途和好处。
